Processos da Manaus Previdência ganharão maior celeridade

A partir de setembro deste ano, todos os fluxogramas dos processos internos da Manaus Previdência estarão no formato virtual, consolidando a modernização na área e tornando ainda mais célere o trâmite dos documentos no órgão. As mudanças começaram a ser implementadas em agosto do ano passado.

“Nossos procedimentos sempre foram mapeados, mas o sistema não era informatizado. Então, a partir do momento que fecharmos a informatização como um todo, vamos ganhar celeridade e aumentar a nossa eficiência”, destacou a assessora técnica e responsável pelo Comitê de Gestão, Elaine Garcia.

Esta semana, todos os coordenadores do setor da área administrativo-financeira se reuniram com representantes da empresa que está implantando o Sistema Informatizado de Gestão documental (Siged) na previdência do município, visando atualizar os fluxos do setor. Cada coordenador checou os procedimentos sob sua responsabilidade, antes da informatização do mesmo.

“Isso é algo que pode mudar mais adiante, à medida que o processo é dinâmico e sempre estará sendo aperfeiçoado”, lembrou o gerente de Administração e Finanças, Silvino Vieira Neto. Essa etapa está sendo acompanhada pelo auditor-chefe da autarquia, Lázaro Soares Filho, a fim de contribuir com orientações em todos os processos da área meio.

A modernização dos fluxogramas da Manaus Previdência começou em agosto do ano passado, por meio de contratação da empresa Ikhon Gestão, Conhecimento e Tecnologia Ltda., visando à prestação de serviço na área de gestão de documentos em quatro frentes de trabalho: consultoria sobre a produção de instrumentos arquivísticos; desenvolvimento de mapeamento dos processos desde a produção até o recebimento da informação; organização e digitalização do acervo documental da Manaus Previdência dentro de um sistema informatizado; e, por último, a implantação de procedimento que visa trabalhar com a gestão eletrônica de documentos. Periodicamente há reuniões para o acompanhamento do cronograma de trabalho.

“Implantar o Siged é um avanço muito significativo, pois além de um fluxo legal, ou seja, que algumas legislações exigem, o procedimento ganha padrões que facilitam a instalações de prazos para os trâmites e impedem que haja um desvio na rota do documento, gerando um problema mais à frente”, disse Elaine.

Nesta quinta-feira, 30, finaliza a etapa no qual os setores ligados à área administrativo-financeira revisam seus fluxos. A partir daí, para cada fluxograma será criado o procedimento descritivo do processo que detalha de forma minuciosa cada etapa do trabalho, destacando os documentos de entrada e saída. Esse passo a passo irá compor o manual de procedimentos que contempla todos os fluxos de processos, instruções de trabalho, procedimentos e atividades que cada departamento da Manaus Previdência executa. “Junto com o Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos, teremos todas as ferramentas necessárias para realizar uma gestão documental de forma eficiente para a Instituição”, concluiu Elaine.

Fotos: Assessoria/ Manaus Previdência