Manaus Previdência inicia testes de virtualização de processos

A partir de segunda-feira, 2, a Manaus Previdência vai iniciar a fase de testes da tramitação dos seus processos no formato digital. Uma equipe munida de equipamentos da empresa responsável pela implantação do Sistema Integrado de Gestão Eletrônica de Documentos (Siged) na autarquia vai acompanhar a evolução do processo de maneira virtual. “Vamos começar envolvendo quatro setores ligados à Diretoria Previdenciária (Diprev) até chegar ao setor de Arquivo, etapa final da tramitação”, explicou a assessora técnica Elaine Garcia, responsável pelo Comitê de Gestão do órgão.

A fase de testes é a ação prática de todo o sistema de gestão eletrônica implantado durante os últimos meses, além de marcar o início do fim da era de tramitação de processos no formato físico (papel). Serão avaliadas todas as etapas pelas quais transita a virtualização a fim de detectar se será necessário realizar ou não uma customização dos sistemas que hoje atendem à Manaus Previdência (Protus e Sisprev). “Vamos acompanhar minuciosamente cada passo do processo, a fim de obtermos o detalhamento da sua trajetória na instituição. Finda essa etapa, partiremos para a etapa de treinamento de pessoal e operação assistida”, detalhou Rogério Sampaio, gerente de Projetos da Ikhon Gestão, Conhecimento e Tecnologia Ltda, empresa responsável pela implantação do Sistema Informatizado de Gestão documental na previdência do município.

ACERVO ADMINITRATIVO-FINANCEIRO

Outro trabalho desenvolvido pela Ikhon na Manaus Previdência inicia nesta sexta-feira, 27, com o tratamento do acervo da Diretoria de Administração e Finanças (Dirafi). Serão avaliados os documentos de 138 metros lineares (medida de ocupação em comprimento), o equivalente a, aproximadamente, 828 caixas tipo box. Conforme Rogério Sampaio, o processo de tratamento inclui a avaliação de cada documento, selecionando e ordenando, para depois aplicar a tabela de temporalidade (verificação do prazo de permanência de um documento em um arquivo e sua destinação após este prazo) e remontar a caixa com os documentos imprescindíveis. Aqueles que não precisam voltar à caixa de origem podem vir a ser eliminados ou enviados para a guarda permanente, conforme a sua natureza. Somente após a seleção dos documentos que deverão ser virtualizados será possível mensurar o prazo para término do processo de digitalização destes e de outros que forem dando entrada à instituição, conforme Sampaio.

A explanação do trabalho que será realizado no acervo da Dirafi agradou o gerente da área, Silvino Vieira Neto, que destacou que a previdência do município precisa desse tipo de modernização. “O sistema é completo e atende às nossas necessidades e pode ser aperfeiçoado de acordo com as demandas”, lembrou.

Recentemente, a Manaus Previdência encerrou a digitalização de todo seu acervo previdenciário, totalizando mais de 500 mil páginas de processos de todos os seus beneficiários, aposentados e pensionistas ligados à estrutura da prefeitura e da Câmara Municipal de Manaus.

Todo o processo foi demonstrado em uma reunião entre os representantes da Manaus Previdência e os integrantes da Ikhon.

Texto e fotos: Marcia Claudia Senna/Manaus Previdência

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