Gestão documental entra em fase de treinamento na Manaus Previdência

Todos os setores da Manaus Previdência estão passando por treinamento para trabalhar com o software de Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (Siged), que está sendo implantado na autarquia.

Com este programa, será possível gerir eletronicamente documentos e processos internos, atendendo às exigências de algumas legislações, assim como adotar procedimentos padrões que facilitam a instalação de prazos para os trâmites, impedindo desvios na rota dos documentos. “Todos os processos já passaram pela fase de mapeamento, onde há previsão de todo o fluxo que o processo percorre. Isso irá garantir a maior celeridade e evitar erros no trâmite da documentação”, diz a assessora técnica e responsável pelo Comitê de Gestão Elaine Garcia.

Para otimizar o aprendizado, os setores foram agrupados por turmas. O treinamento, que inclui manuseio de equipamento de informática por parte dos colaboradores, começou na terça-feira, 15, e termina no próximo dia 24, com intervalo nos dias 21 e 22, por serem dias de entrega de contracheque aos segurados.

Segundo Elaine Garcia, todas as funcionalidades do Siged em relação aos documentos estão sendo treinadas, sendo as principais o cadastro de documentos; alteração de dados; formalização de processos; tramitação; empréstimo; expedição; pesquisa; visualização e arquivamento. “Esse manuseio in loco por parte do colaborador é imprescindível para o êxito das atividades na implantação do sistema”, destaca a assessora.

A implantação do Siged é mais uma etapa no serviço de gestão de documentos que a Manaus Previdência está implantando no órgão. O processo começou há pouco mais de um ano e está a cargo da empresa Ikhon Gestão, Conhecimento e Tecnologia Ltda, que presta o mesmo serviço para outras secretarias da Prefeitura de Manaus.

Na previdência municipal, o trabalho engloba quatro frentes de trabalho: consultoria sobre a produção de instrumentos arquivísticos; desenvolvimento de mapeamento dos processos desde a produção até o recebimento da informação; organização e digitalização do acervo documental dentro de um sistema informatizado; e implantação de procedimento, que visa trabalhar com a gestão eletrônica de documentos. “Já estamos na penúltima fase do projeto. Após o treinamento, o Sistema irá entrar em operação assistida, com os colaboradores treinando na prática a partir da primeira semana de outubro. O planejamento é o de que em novembro completamos todo o processo com o sistema operando em produção”, informa Elaine.

Texto: Marcia Claudia Senna/Manaus Previdência

Fotos: Manaus Previdência