Manaus Previdência vai estar com seus processos em formato virtual no primeiro semestre de 2016

A Manaus Previdência está revisando seus fluxos de trabalho a fim de manusear todos os processos no formato virtual ainda no primeiro semestre de 2016. Cada fluxo revisado exige os procedimentos de cadastrar as atividades no sistema e realizar o teste no ambiente de homologação.

Este teste simula, em um ambiente separado ao ambiente de produção, que já está operando no sistema, a tramitação do processo e os possíveis caminhos que o fluxo possa percorrer. Paralelo à revisão, acontece também o treinamento individualizado dos servidores que operam o fluxo, em procedimento classificado de “operação assistida”. “A partir do momento que implantarmos o formato virtual, vamos ganhar celeridade e aumentar nossa eficiência”, destacou a assessora técnica e responsável pelo Comitê de Gestão, Elaine Garcia.

Devido os vários passos que a revisão de fluxo exige, a Assessoria Técnica (Astec) planejou um fluxo por semana, à medida que cada um exige número de dias específicos para a revisão e treinamento, dependendo da complexidade do mesmo.

Nesta sexta-feira, 11, aconteceu a revisão do fluxograma “Revisão de Benefícios”. Antes, já haviam acontecido três outras revisões (“Concessão de Pensão”, “Concessão de Aposentadoria” e “Isenção de Imposto de Renda”). Excepcionalmente na próxima terça-feira, 15, acontecerá a revisão de dois fluxos: “Ressarcimento” e “Reversão de Benefícios”. Ao todo, serão revistos 27 fluxos, sendo 12 da área Previdenciária, 13 da área Administrativa-Financeira e dois da Procuradoria.

Também nesta sexta-feira, a equipe da Astec e da empresa responsável pela implantação do Sistema Informatizado de Gestão Documental (Siged) inovaram no método de revisão. O teste com o fluxo diagramado foi realizado manualmente, com post-it (pedaços de papel autoadesivo) e não no computador, como até então estava acontecendo. “E foi ótimo, pois todos conseguiram enxergar o processo de forma mais enxuta e completa, o que não acontecia quando era apresentado na projeção”, comemora Elaine Garcia.

“A forma manual possibilita a identificação imediata de possibilidades de melhorias e a alteração acontece na hora. Assim, conseguimos agilizar as alterações descolando as atividades em post-it e só no final passamos para o sistema, liberando a equipe para voltar às suas atividades”, complementa.

O formato virtual dos fluxogramas internos é apenas uma das etapas de modernização que acontece na Manaus Previdência na atual gestão municipal. Entre outras melhorias, a autarquia já digitalizou todo o acervo previdenciário, assim como o administrativo-financeiro, passando, também, a enviar os processos de aposentadoria por meio virtual ao Tribunal de Contas do Estado.

Texto: Marcia Claudia Senna/Manaus Previdência

Fotos: Assessoria

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