Manaus Previdência encerra modernização do acervo previdenciário

A Manaus Previdência encerrou esta semana o processo de digitalização de todo seu acervo previdenciário. Foram mais de seis mil pastas funcionais, alocadas em caixas tipo box, contendo documentos e atos de mais de 5.600  beneficiários, entre aposentados e pensionistas, totalizando mais de 500 mil páginas que registram toda a vida funcional dos segurados. O próximo passo, agora, é iniciar a digitalização de documentos da área administrativo-financeira.

“A conversão de documentos físicos em formato digital será um instrumento facilitador do processo de desburocratização e de gestão do nosso acervo, além de aperfeiçoar o período de andamento e controle dos processos documentais do órgão”, destacou o diretor-presidente da previdência municipal, Marcelo Magaldi.

Os processos de aposentadorias e pensões que chegam a Manaus Previdência são oriundos das secretarias que compõem a estrutura do Executivo Municipal e da Câmara Municipal de Manaus. Atualmente, chegam no formato tradicional, de forma física. Mas é meta da previdência do município que os documentos saiam das secretarias no formato digital. Enquanto isso não acontece, o setor previdenciário estuda a implantação de equipamentos que possibilitem a digitalização dos novos processos que chegam ao órgão, a fim de tornar toda a demanda totalmente digital. Além de tornar mais célere o trâmite, a nova tecnologia vai significar economia em material de expediente (papel, tinta de impressora e fotocopiadora, carimbos etc) e responsabilidade com a gestão ambiental.

“Para isso estamos acertando detalhes de comunicação entre os sistemas Siged e Sisprev para que os documentos sejam encaminhados, também, ao Tribunal de Contas do Estado, órgão de controle externo responsável pela fiscalização da legalidade e homologação dos processos de aposentadoria”, destaca Magaldi, referindo-se aos sistemas de Gestão Eletrônica de Documentos (Siged) e Sistema Previdenciário (Sisprev), software preparado para atender aos Regimes Próprios de Previdência Social (RPPS), proporcionando maior eficiência na concessão de benefícios previdenciários e na gestão integrada entre os usuários. Focado na melhoria dos fluxos operacionais do RPPS, o Sisprev permite o atendimento descentralizado do segurado, reduzindo consideravelmente o tempo para a concessão dos benefícios.

Segurança

A digitalização do acervo previdenciário é mais uma etapa no aperfeiçoamento da guarda dos documentos. Há menos de um ano, a direção investiu em arquivo deslizante (equipamentos modulares), que além de reduzir a área ocupada pelos processos, agilizam a consulta e garantem a segurança do material arquivado. A Manaus Previdência é guardiã de documentos de 4.310 aposentados e 1.362 pensionistas, totalizando 5.672 segurados.

O início da digitalização da área meio (administrativo-financeiro) está previsto para começar na segunda quinzena deste mês. Por enquanto, está sendo feito o processo de volumetria para definir quantidade e prazo do trabalho. O cronograma das atividades é monitorado por uma comissão de gestão documental.

Texto e foto: Marcia Claudia Senna/Manaus Previdência

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